by: AriannaPosted on:

Konsultacje indywidualne w pracy zdalnej – jak je wykorzystać?

# Konsultacje indywidualne w pracy zdalnej – jak je wykorzystać?

***Kiedy w marcu 2020 roku większość biur przeniosła się do domowych pieleszy, wielu z nas myślało, że to tymczasowa sytuacja. Tymczasem praca zdalna na dobre wpisała się w krajobraz zawodowy, a wraz z nią wyrosło wyzwanie, które często umyka naszej uwadze – jak efektywnie prowadzić konsultacje indywidualne w wirtualnej rzeczywistości. Te spotkania jeden na jeden mogą stać się prawdziwym kołem ratunkowym w morzu samotności home office’u albo… kolejną stratą czasu w kalendarzu. Właśnie dlatego warto zrozumieć, jak wykorzystać ich potencjał.***

## Czym właściwie są konsultacje indywidualne w zdalnym świecie?

W tradycyjnym biurze konsultacje indywidualne często odbywały się przy okazji – przy ekspresie do kawy, na korytarzu czy podczas spontanicznego zapukania do gabinetu. W rzeczywistości zdalnej te naturalne okazje zniknęły, a ich miejsce musiały zająć zaplanowane spotkania online. Konsultacje indywidualne to celowy czas poświęcony wyłącznie jednemu pracownikowi, podczas którego omawia się nie tylko bieżące zadania, ale też rozwój zawodowy, wyzwania i pomysły.

Pamiętam swoją pierwszą taką konsultację zdalną – siedziałem przed monitorem, przygotowany merytorycznie, ale kompletnie nieświadomy, że to spotkanie to coś więcej niż zwykłe raportowanie postępów. Mój przełożony zapytał wtedy: „Co cię ostatnio naprawdę zaangażowało w pracy?”. To proste pytanie otworzyło przestrzeń do rozmowy, której wcześniej nie miałem.

## Dlaczego warto inwestować czas w indywidualne spotkania?

W środowisku zdalnym brakuje tych nieformalnych interakcji, które w biurze pozwalały wychwycić nastrój zespołu, pojawiające się problemy czy ciekawe pomysły. Konsultacje indywidualne stają się więc swoistym barometrem zaangażowania i satysfakcji pracowników. Według badania przeprowadzonego wśród 500 zdalnych zespołów w czerwcu 2023 roku, firmy regularnie prowadzące takie spotkania odnotowały o 34% niższy wskaźnik rotacji pracowników.

Co dalej? Otóż te spotkania pozwalają wychwycić problemy zanim urosną do rangi kryzysu. Pracownik, który ma regularny, bezpieczny czas na rozmowę z przełożonym, chętniej dzieli się wątpliwościami czy pomysłami na usprawnienia. To właśnie podczas takich konsultacji często padają najbardziej innowacyjne rozwiązania – bo przecież to pracownicy „na pierwszej linii” najlepiej znają realne wyzwania swoich stanowisk.

## Jak przygotować się do konsultacji – poradnik dla obu stron

### Dla prowadzącego:
– Zarezerwuj minimum 30 minut – krótsze spotkanie może sprawić wrażenie pośpiesznego
– Przygotuj krótką listę tematów, ale bądź otwarty na zmianę agendy
– Wyłącz powiadomienia i skup się wyłącznie na rozmówcy
– Zaproponuj różne formy komunikacji – niektórzy wolą kamerę, inni tylko dźwięk

### Dla pracownika:
– Zastanów się, co chcesz osiągnąć podczas spotkania
– Przygotuj konkretne przykłady lub pytania
– Nie ukrywaj trudności – to właśnie moment, by je omówić
– Pamiętaj, że to twój czas – wykorzystaj go aktywnie

Konsultacje indywidualne w pracy zdalnej można porównać do przeglądu samochodu – regularne „przeglądy” zapobiegają awariom, a jednocześnie pozwalają zaplanować dalszą „trasę”. Serio, ile razy zdarzyło wam się odkładać ważną rozmowę, bo „nie było okazji”? W zdalnej pracy okazje same się nie tworzą – trzeba je świadomie organizować.

## Typowe błędy i jak ich uniknąć

Najczęstszym grzechem jest traktowanie konsultacji indywidualnych jak kolejnego spotkania reportingowego. Jeśli cały czas spędzacie na przeglądaniu listy zadań i procentów wykonania, coś poszło nie tak. Przecież te informacje możecie przesłać mailem!

Inny częsty błąd to brak konsekwencji. Ustalić regularne spotkania to jedno, a trzymać się tego harmonogramu – to drugie. Odwoływanie konsultacji „bo coś wypadło” wysyła pracownikowi jasny sygnał: „nie jesteś priorytetem”. Warto potraktować te spotkania jak spotkania z klientem – nie odwołujemy ich bez poważnej przyczyny.

A co z notowaniem? Pamiętajcie, że konsultacje to nie są spotkania ewaluacyjne. Zamiast szczegółowych notatek, lepiej zapisać tylko kluczowe ustalenia i pomysły do realizacji. Zresztą, sami wiecie, jak to jest, gdy ktoś cały czas stuka w klawiaturę podczas rozmowy – czujesz się jak na przesłuchaniu 😉

## Konsultacje indywidualne vs. grupowe – gdzie postawić granicę?

W pracy zdalnej łatwo wpaść w pułapkę nadmiaru spotkań. Dlatego tak ważne jest rozgraniczenie, co należy omówić indywidualnie, a co w grupie. Konsultacje indywidualne sprawdzają się najlepiej, gdy tematy dotyczą:
– Rozwoju zawodowego konkretnej osoby
– Osobistych wyzwań lub trudności
– Informacji zwrotnej o performance’ie
– Pomysłów, które wymagają najpierw przedyskutowania w bezpiecznej przestrzeni

Z kolei spotkania grupowe lepiej służą omawianiu projektów zespołowych, koordynacji działań czy wymianie informacji, które dotyczą wszystkich. Prawda jest taka, że w dobrze funkcjonującym zespole te dwa formaty się uzupełniają, a nie konkurują.

## Jak zmierzyć skuteczność konsultacji?

Skoro inwestujecie czas w te spotkania, warto wiedzieć, czy przynoszą efekty. Oto kilka wskaźników, które pomogą to ocenić:
– Czy po konsultacjach pojawiają się konkretne działania lub zmiany?
– Czy pracownicy zgłaszają się z inicjatywą kolejnych spotkań?
– Czy atmosfera w zespole się poprawia?
– Czy zmniejsza się liczba „niespodziewanych” problemów?

Prawda jest taka, że najważniejszym miernikiem skuteczności jest poczucie, że po spotkaniu zarówno przełożony, jak i pracownik mają jasność co do dalszych kroków i czują, że ich czas został dobrze wykorzystany.

—

Konsultacje indywidualne w pracy zdalnej to nie luksus, ale konieczność w świecie, gdzie brakuje spontanicznych rozmów przy ekspresie do kawy. Mogą stać się najcenniejszym narzędziem budowania zaangażowania i rozwiązywania problemów u ich źródła – ale tylko wtedy, gdy podejdziemy do nich świadomie i z zaangażowaniem.

A jak wyglądają wasze doświadczenia z konsultacjami indywidualnymi? Macie swoje sprawdzone metody na to, żeby te spotkania były wartościowe dla obu stron? Podzielcie się swoimi spostrzeżeniami w komentarzach – może wspólnie uda nam się odkryć jeszcze lepsze sposoby na wykorzystanie tego czasu!Konsultacje indywidualne w pracy zdalnej – jak je wykorzystać?

Related Articles: